Den här checklistan för inskolning omfattar mer än att bara fylla i papper och konfigurera den nyanställdes inloggning. Det handlar också om att hjälpa den nyanställde att lära känna företaget bättre, bland annat kulturen, rollen och förväntningarna i samband med det nya jobbet.

En välskött introduktionsprocess leder till att den anställdes prestationer och tillfredsställelse ökar, liksom investeringarna i företaget och dess kultur. Du kan också få en högre grad av bibehållande av personal och en lägre kostnad per anställd, vilket är avgörande när de flesta arbetsgivare i USA i genomsnitt spenderar 4 000 dollar och mer än tre veckor på att tillsätta lediga tjänster.

En smidig och effektiv introduktionsprocess kan vara skillnaden mellan en anställd som slutar efter en kort tid och en anställd som stannar kvar i företaget.

Det finns många saker att ta upp under introduktionen, så det kan vara en bra idé att skapa en checklista för att se till att teamet inte låter något falla mellan stolarna i sina ansträngningar att välkomna den nyanställde till företaget.

Den goda nyheten är att checklistan kan anpassas till dina egna onboardingprocesser. Den kan ändras för att lägga till punkter som är specifika för din bransch, en viss avdelning eller befattning eller till och med när företagets behov utvecklas med tiden. På det hela taget vill du dock vara så konsekvent som möjligt för att se till att alla krav uppfylls på ett effektivt och smidigt sätt.

Sammanfattning

- Använd en strukturerad checklista för att få en smidig introduktionsprocess och få den nya medarbetaren att komma igång snabbare.

- Genom att använda en framgångsrik checklista för onboarding är det mer sannolikt att du kan minska kostnaden per anställning och sänka din retentionsgrad.

- Tänk på att du vill att den nyanställde ska känna sig bekväm och välkommen. Att be om feedback är avgörande för en lyckad introduktion.

Checklista för onboarding

1. Checklistan för inskolning börjar med att du skickar ett e-postmeddelande till den nya medarbetaren där du hälsar honom eller henne välkommen till företaget. E-postmeddelandet kan innehålla nödvändig information, till exempel om klädkod och parkering, om de arbetar på plats. För en distansarbetare kan det vara avgörande att ställa upp förväntningar, till exempel att delta i obligatoriska möten eller att vara tillgänglig för att ge nödvändig information till medarbetare.

2. Skicka ett e-postmeddelande till teamet där du presenterar dem för din kollega. Detta kan också göras vid ett möte, antingen personligen eller via zoom. Låt arbetskamraterna få veta något om den nyanställde, till exempel utbildning, arbetslivserfarenhet och till och med hobbies och intressen, vilket kan hjälpa dem att relatera till sin nya lagkamrat.

3. Innan den anställde anländer ska du se till att begära att all utrustning eller anordningar som de kommer att behöva från rätt avdelning är redo att användas. Detta kan vara en bärbar dator eller mobiltelefon, och glöm inte att gå igenom eventuella policyer som kan vara förknippade med dessa föremål, t.ex. en policy för användning av mobiltelefoner. Om de arbetar hemifrån vill du ordna så att utrustningen levereras till deras hemadress i god tid före deras första dag.

4. Den nya personen kommer också att behöva konton och inloggningar, så du bör ha ställt in dessa innan han eller hon anländer. Ge dem instruktioner om hur de ska få tillgång till sin e-post och återställa lösenordet. Om det finns programvara eller ett onlineprogram som de behöver för att utföra sitt arbete vill du se till att de har den information de behöver för att logga in.

5. På en nyanställd persons första dag finns det alltid en massa pappersarbete att fylla i. Det kan handla om ett anställningsavtal eller en överenskommelse, federala och statliga skattedokument och löneinformation, t.ex. blanketter för direktinbetalning. Du kanske låter dem skriva under förmåner, fylla i ett kontaktkort för nödsituationer eller skriva under ett formulär som de fått från personalhandboken. Se till att lägga till varje enskild punkt som ditt företag behöver på checklistan för att få en komplett portfölj om den anställde.

6. Om de är anställda på plats, ge dem en rundtur i byggnaden, inklusive de närmaste toaletterna till deras arbetsplats, kopieringsrummet och pausrummet. Inkludera nödutgångar och protokoll i denna rundtur. Du kommer också att vilja presentera dem för så många medarbetare som möjligt under deras första vecka, så att de får veta vem som gör vad och på vilket sätt den nyanställde kommer att samarbeta med de olika avdelningarna.

7. Personer som inte arbetar på distans behöver en arbetsplats, så sätt upp ett skrivbord och en stol och se till att tillhandahålla allt som de behöver där, till exempel kontorsmaterial. Om du har varor med företagets varumärke kan du kanske ge dem en kaffemugg eller andra sådana välkomstgåvor. Om den anställde arbetar hemifrån kan den här delen av checklistan justeras, och förnödenheter och gåvor kan levereras.

8. Om de ska vara på plats eller hybridarbeta hemifrån ska du se till att de får nödvändiga koder eller nyckelkort för tillträde till byggnaden och parkeringsområdet, om det är tillämpligt. Förklara eventuella säkerhetsåtgärder som de måste vidta för att komma in på kontoret.

9. Om den nyanställde ska utbildas av en annan person kan detta vara ett bra tillfälle att presentera dem. Att börja ett nytt jobb kan vara nervöst, och en kamratmentor kan hjälpa dem att känna sig mer bekväma och mindre ensamma. De kan känna sig mer öppna för att ställa en fråga till en kamrat än till en handledare eller chef. Denna mentor kan hjälpa dem att orientera sig i jobbet, företaget och dess anställda, samt visa dem hur man går till väga.

Löpande introduktion

Inskolningsprocessen behöver inte sluta på den nyanställdes första dag.

Efter ett par veckor kan du träffa den nyanställde för att se hur det går för honom eller henne. Ordna ett möte där du berättar om de anställdas framsteg och kontrollerar om de anpassar sig väl. Detta är ett perfekt tillfälle att be om feedback på checklistan och processen för inskolning och be dem komma med förslag som hamnar på framtida checklistor för inskolning.

Under åtminstone de första tre månaderna bör du planera in månatliga möten för att ta kontakt med dem igen. Din nya medarbetare ska känna sig bekväm med att dela med sig av frågor, problem eller annan feedback. Det kan handla om introduktionsprocessen, men de kan också föreslå hur utbildningen kunde ha varit bättre eller andra processer som de har stött på under sin korta anställning.

Kom igång på rätt sätt

En checklista för introduktion kan göra stor skillnad när det gäller att göra ett gott första intryck på dina nya medarbetare. Du visar dem att de kommer till ett välorganiserat företag som bryr sig om att ge dem en bra start på sin nya tjänst. Er checklista kommer att se till att du får med dig allt du behöver för att förbereda den nyanställde för att lyckas på ert företag och skapa en smidig övergång för din er ny kollega.